Contoh Nota Dinas dan Formatnya

Sejak mengurus Surat Pertanggungjawaban (SPJ) hasil kegiatan di kantor, saya jadi rutin membuat salah satu surat penting yakni nota dinas. Terus terang, selama ini saya tidak memahami secara pasti definisi atau pengertian dari nota dinas itu sendiri. Ketika membuat nota dinas tersebut saya hanya memanfaatkan format yang telah ada sehingga hanya mengganti tanggal surat, perihal dan lainya yang diperlukan.

Pengertian Nota Dinas
Seperti biasa, agar tidak penasaran sayapun mencari pengertian dari nota dinas yang di ambil dari dua sumber primer yakni Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) dan Tata Naskah Dinas Lembaga Sandi Negara yang diterbitkan pada tahun 2010. Untuk lebih jelasnya berikut pengertian atau definisi dari nota dinas beserta contoh formatnya.

Nota Dinas adalah alat komunikasi intern antar pejabat satuan organisasi yg memuat atau berisi pemberitahuan, permintaan, penjelasan, laporan, dan sebagainya; surat resmi yang bersangkutan dengan organisasi atau instansi (KBBI Online). 

Nota Dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain. Nota Dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju (Tata Naskah Dinas Lembaga Sandi Negara)

Contoh Format Nota Dinas
Adapun contoh format dari nota dinas sebagai berikut: 

Bagian-Bagian Penting Nota Dinas

Susunan nota dinas terdiri dari 3 bagian yakni kepala, batang tubuh dan kaki. Untuk kepala terdiri dari 

• Nama institusi yang harus ditulis dengan huruf kapital secara simetris di tengah atas; 
• Kata nota dinas, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; 
• Kata nomor, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; 
• Kata Yth., yang ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik; 
• Kata Dari, yang ditulis dengan huruf awal kapital; 
• Kata Hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital; 
• Kata Tanggal, yang ditulis dengan huruf awal kapital. 

Untuk bagian batang tubuh, nota dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup yang singkat, padat, dan jelas. Sedangkan pada bagian kaki nota dinas terdiri dari tanda tangan, nama pejabat, dan tembusan (jika perlukan).

Hal lain yang diperlukan dalam pembuatan nota dinas yaitu:

1. Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas. 
2. Tembusan nota dinas berlaku di lingkungan intern instansi. 
3. Penomoran nota dinas dilakukan dengan mencantumkan nomor nota dinas, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun.

CARA MENGISI LEMBAR DISPOSISI

CARA MENGISI LEMBAR DISPOSISI

ap

• 
  
• 
  
• 
  
• 
  

Prosedur/ Tata Cara Pengisian Lembar Disposisi

Dalam prosedur pengurusan surat masuk, ada salah satu tahapan yang dilakukan oleh pencatat surat atau agendaris, yang memanfaatkan lembar disposisi. Penggunaan lembar disposisi ini dilakukan ketika proses menyampaikan surat. Dalam penyampaian surat, maka hendaknya disertai dengan lembar disposisi kepada pengarah surat.

Yang dimaksud dengan lembar disposisi adalah lembar yang disediakan oleh pencatat/ agendaris yang dipergunakan untuk membubuhkan disposisi pimpinan.

Ada beberapa langkah serta ketentuan yang perlu diketahui dalam pengisian lembar disposisi tersebut. Untuk mengetahuinya, dapat diamati dari contoh lembar disposisi berikut ini:

Petunjuk Pengisian Lembar Disposisi

( Yang mengisi adalah pimpinan )

1.      Tanggal terima : Tanggal kapan surat diterima

2.      Agenda no       : No Urut surat diterima (harus sesuai dengan no urut Kartu Kendali masuk dan buku Agenda surat masuk)

3.      Kotak dicentang sesuai dengan kategori surat.

4.      Tanggal surat        : Isikan sesuai dengan tanggal yang tertera pada surat.

5.      No surat                : Isikan sesuai dengan nomor surat.

6.      Hal (Code)            : Isikan hal surat dan beri kode sesuai dengan daftar klasifikasi

7.      ( Yang mengisi adalah pimpinan )

Lingkari nomor –nomor yang sesuai dengan kelanjutan dari surat masuk boleh  lebih dari satu nomor. Misal : mohon pendapat dan mohon diproses. (lingkari nomor 1dan 26)

8.      Tanggal                 : Diisi tanggal waktu mengisi lembar disposisi

Kepada                  : Isikan kepada siapa surat tersebut diteruskan

No. Disposisi         : Isikan no sesuai dengan yang dilingkari misal 1 dan 26

Dari                 : Isikan dari siapa pertama kali surat tersebut yang memberikan tanggapan, misal : Dari pimpinan.

Paraf                     : Yang mengisi paraf adalah paraf yang tertera pada kolom dari

SURAT MENYURAT

Posted by: muthiaa on: June 20, 2012

• In: Uncategorized
• Leave a Comment

A. Pengertian Surat Menyurat
Secara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan.
Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha.
Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.

B. Fungsi Surat Menyurat
Surat yang berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai :
1. Alat bukti tertulis : adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti apabila terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.
2. Alat pengingat : berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.
3. Bukti historis : berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu organisasi pada masa-masa lalu.
4. Duta organisasi : surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.
5. Pedoman : surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.

c. Jenis-Jenis Surat Menyurat
menurut kepentingan dan pengirimnya, surta dapat dikelompokkan sebagai berikut :
a. surat pribadi, yaitu surat yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau suatu oarganisasi/instansi. kalau surat ini ditujukan kapada seseoranng separti kawan atau keluarga, maka format dan bahasa surat relatif lebih bebas. akan tetapi, bila surat itu ditujukan kepada pejabat atau organisasi/instansi seperti surat lamaran pekerjaan, ajuan kenaikan golongan, atau pengaduan, maka bentuk dan bahasa surat yang digunakan harus resmi.
b. surta dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan adminiustrasi pemerintahan.
c. surta niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.
d. surat sosial, yaitu surat resmi yanng dipergunakan oleh organisasi kemasyarakatan yanng bersifat nirlaba ( nonprofit).
D. Contoh Surat Menyurat
1. Surat Pribadi

Jakarta,4 Agustus 2008
Sahabatku Dina
Jalan Merpati 3
Bandung Assalamualaikum Wr.Wb.
Halo,apa kabar,baik baik saja kan? Aku dan keluargaku dalam keadaan sehat walafiat.
Mudah mudahan kabarmu juga seperti itu.Apa di Bandung hujan terus sepanjang hari? Di Jakarta hamper setiap hari hujan lo
Din, bulan depan kan udah mulai libur sekolah, apa kamu punya rencana liburan ke luar kota? Kalau tidak aku ingin berkunjung ke rumahmu.Aku ingin melihat indahnya keindahan kota Bandung dan berlibur bersamamu
Sekian dulu surat dariku kapan kapan kita sambung lagi.Kutunggu balasan suratmu.
Wassalamualaikum Wr.Wb.
Sahabatmu,

2.Surat Sosial

SURAT EDARAN Nomor: ……….
Dalam rangka menerapkan disiplin tinggi masyarakat di ……. (nama tempat), perlu kami sampaikan beberapa hal mengenai jadwal pembuangan sampah harian sesuai dengan peraturan pemerintah No. …, yaitu sebagai berikut.
1.    ………….
2.    ………….
3.    ………….
4.    ………….
5.    …………
Selanjutnya, operasi rutin pengawasan dan penertiban pelaksanaan peraturan ini akan dilaksanakan oleh tim gabungan dari instansi terkait. Barang siapa melanggar ketentuan dengan sengaja maka akan diterapkan tindak tegas pada yang bersangkutan. Apabila ada yang ingin mengajukan pengaduan, silahkan menghubungi nomor telepon bebas pulsa ke xxx xxx xxx.

  Demikian surat edaran ini agar diperhatikan dan dilaksanakan demi kelancaran ketertiban lingkungan rumah tinggal kita.
_______,  ___  _______ 2010 ………………………
………………………

3. Surat Niaga

PT Penerbit Guna Ilmu
Jalan Raya Pendidikan Blok D Makassar, Sulawesi Selatan
Nomor : 543-2/BD-D/VII/10 Manado, 27 November 2010
Lampiran : 1 (satu) berkas
Hal : Permintaan
Kepada Yth. Kepala Bagian Penjualan
CV Cyber Komputindo Kompleks
Manado Electronik Centre Blok E Lt. 2 No. 13
Kami beritahukan dengan hormat bahwa kami akan membuka kantor cabang baru di Jalan Raya Pendidikan Blok D Makassar, Sulawesi Selatan. Oleh karena itu, kami membutuhkan; 1) 10 unit computer; 2) 2 unit printer ; 3) 1 unit scanner, sesuai yang Saudara tawarkan pada iklan harian Merdeka, tgl. 11 November 2010.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon kepada Saudara untuk mengkirim brosur, daftar harga, dan buku petunjuk teknisnya. Selain itu, mohon penjelaskan tentang: 1) syarat pembayaran, 2) syarat penyerahan barang, dan 3) potongan harga.
Kami tunggu balasan Saudara selekasnya. Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami menyampaikan terima kasih.

Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar dengan Sistem Buku Agenda

Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar dengan Sistem Buku Agenda

ap

• 
  
• 
  
• 
  
• 
  

Mengagendakan surat masuk

Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk ke dalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut sebagai Buku Agenda Masuk (Daily Mail Record). Petugas yang mengagendakan surat dinamakan agendaris (mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk.

Fungsi buku agenda, meliputi:

1.    Sebagai alat bukti keluar masuknya surat

2.    Untuk mengetahui jumlah surat masuk maupun keluar dalam kurun waktu tertentu.

3.    Untuk mengetahui penomoran surat keluar.

4.    Untuk membantu dalam melakukan pencarian surat.

Macam-macam buku agenda yaitu:

1.    Buku agenda tunggal

Buku agenda tunggal digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar sekaligus dengan nomor yang berurutan (campuran) pada tiap halaman untuk satu halaman.

Format Buku Agenda Tunggal

No.	Tgl Terima/Kirim	Tgl dan No. Surat	M/K	Dari/Kepada	Perihal	Lamp	Ket

2.    Buku Agenda Berpasangan

Buku agenda berpasangan, terdiri dari buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar yang kolomnya dibuat secara terpisah serta terpisah juga penomorannya.

Format Buku Agenda Surat Masuk

No.	Tgl Terima	Terima Dari	Tgl dan No. Surat	Perihal	Lamp	Diteruskan Kepada	Ket.	Kode Arsip

Format Buku Agenda Surat Keluar

No.	Nomor Surat	Tanggal Surat	Dari	Dikirim Kepada	Perihal	Lamp	Ket.	File

 contoh :

contoh buku agenda surat keluar

contoh buku agenda surat masuk

PENAMPILAN SEKRETARIS

PENAMPILAN SEKRETARIS

Penampilan Sekretaris

Penampilan utama seorang Sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya. Oleh karena itu seorang sekretaris hendaknya berperilaku sesuai dengan norma dan etis seorang sekretaris. Selain itu penampilan sekretaris untuk dapat melaksankan tugas dengan sebaik-baiknya, dan dapat menampilkan diri secara terampil maka perlu memperhatiakn hal-hal berikut ini :

1. Kondisi Fisik.

Masalah kesehatan besar pengaruhnya terhadap produktivitas kerja, baik kualitas maupun kuantitas. Segi-segi yang perlu diperhatikan dalam hubungannya dengan menjaga kesehatan, antara lain :

Makan makanan yang cukup gizinya

Olah raga yang cukup

Istirahat yang cukup

Untuk kantor-kantor atau perusahaan yang cukup besar dan maju pada saat-saat tertetntu dilakukan pemeriksaan terhadap pegawainya.

2. Perawatan Badan.

Seorang sekretaris perlu memperhatikan perawatan badannya yang meliputi :

a. Perawatan rambut

Rambut harus dijaga kebersihan dan kerapiannya. Minimal 1 bulan sekali rambut dipotong, seminggu 2 kali rambut di cuci dan 1 bulan sekali di creambath. Rambut yang sehat akan tampak bersih berkilat, tumbuh subur tanpa ketombe dan kutu.

b. Perawatan Wajah/Muka

Untuk perawatan wajah disarankan agar menggunakan bahan kosmetik yang cocok dengan kondisi jasmani kita. Disamping itu agar kulit wajah/muka selalu kelihatan segar dan cerah usahakan sebelum tidur atau ketika hendak menggunakan make up biasakan dibersihkan dengan menggunakan milk cleanser, kemudian diberi penyegar (tonic) kalau perlu setiap malam olesi wajah dengan night cream untuk mencegah keriput. Perawatan ekstra lainnya dengan cara melakukan peeling dan masker atau luluran.

c. Perawatan tangan dan kaki

Kebersihan tangan, kaki dan kuku hendaknya mendapat perhatian. Ber sihkan secara berkala lebih kurang 1 minggu sekali, kalau perlu kita melakukan manicure dan predicure ke salon.

Untuk perawatan tangan dan kaki gunakan selalu hand and body lotion, cream atau minyak tertentu. Bagi yang senang memakai cat kuku, pilih warna yang sopan, tenang dan menarik.

Seorang sekretaris harus dapat menjaga keindahan dalam kesederhana an, tetap dipandang indah dan menarik serta menawan, seperti kata peribahasa “simple is beautiful” artinya sederhana tetapi cantik menawan.

3. Pakaian (Busana).

Cara berbusana yang baik merupakan ciri khusus, menunjukkan kepribadian dan kewibawaan bagi sekretaris. Berbusana yang baik berarti penampilan diri (personal appearance) secara keseluruhan mulai dari dandanan rambut, wajah, badan, kaki dan segala kelengkapannya. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris pada waktu berbusana, misalnya:

a. Waktu

Umumnya jam kerja seorang sekretaris berkisar antara pukul 08.00 sampai pukul 16.00. Oleh karena itu, pengaturan dan pemilihan busana hendaknya sesuai untuk dipakai pagi, siang sampai sore hari. Misalnya rok dan blus ditambah jas atau blazer.

b. Keadaan Jasmani

Seorang sekretaris perlu mawas diri di dalam memilih, menentukan, dan menggunakan pakaian dengan memperhatikan keadaan ciri-ciri jasmaninya, seperti tinggi, pendek, gemuk, kurus, kulit sawo matang, kuning langsat, dan sebagainya. Selain itu juga memperhatikan usia.

c. Iklim

Dikarenakan negara kita mempunyai iklim panas dengan musim hujan dan kemarau, maka seorang sekretaris harus dapat menyesuaikan diri dalam berbusana dengan keadaan iklim dan cuaca.

d. Bahan, warna, motif pakaian

Bahan yang umum dipakai diantaranya sutra, katun, wool, rayon dan nylon. Pengaruh warna dapat dikategorikan seperti :

1) Warna tenang (kuning muda, nila, abu-abu, hijau muda, biru muda dsb.)

2) Warna cerah (biru laut, hijau jamrut, merah bata, kuning emas, jing

Sistem Kartu Kendali dalam Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar

Prosedur Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar Melalui Sistem Kartu Kendali

Pengelolaan surat masuk maupun surat keluar pada suatu lembaga atau instansi, perlu dilakukan dengan sistem yang tepat agar dapat memudahkan serta melancarkan kegiatan pada instansi atau lembaga tersebut. Salah satu sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang biasa digunakan adalah sistem kartu kendali.

Kartu kendali yang digunakan dalam proses pengurusan surat masuk dan surat keluar ini berupa kertas tipis dengan ukuran 10 x 15 cm yang berisi kolom – kolom untuk mencatat keterangan – keterangan tertentu serta untuk mengendalikan surat.

Pembuatan kartu kendali ini digunakan dalam prosdur pengurusan surat masuk dan surat keluar dengan sistem khusus yang disebut sebagai sistem kartu kendali.

Kolom Isian pada Kartu Kendali

Kartu kendali berisi kolom – kolom tertentu untuk diisi. Kolom isian dalam kartu kendali tersebut memiliki fungsi tertentu yang berkaitan dengan proses pengelolaan dokumen. Untuk lebih jelasnya, kolom – kolom dalam kartu kendali, terdiri dari:

-          Kolom indeks yang merupakan kolom yang kegunaannya untuk menulis kata tangkap sebagai petunjuk utama surat.

-          Kolom tanggal digunakan untuk mencantumkan nomor urutan surat

-          Kolom nomor surat yakni kolom yang isinya untuk mencatat nomor urutan surat

-          Kolom huruf M / K, untuk diisi huruf M jika surat yang diproses adalah surat masuk dan huruf  K jika surat yang diproses adalah surat keluar

-          Kolom kode adalah kolom untuk menulis kode klasifikasi arsip

-          Kolom isi ringkas kolom yang digunakan untuk ringkasan isi surat

-          Kolom lampiran adalah kolom yang digunakan untuk menuliskan keterangan mengenai jumlah dan jenis lampiran yang menyertai sebuah surat

-          Kolom ‘dari’ adalah kolom untuk mencatat dari mana asal surat tersebut

-          Kolom ‘kepada’ merupakan kolom yang digunakan untuk mencatat kepada siapa surat tersebut ditujukan

-          Kolom ‘tanggal’ digunakan untuk mencatat tanggal surat masuk atau surat keluar

-          Kolom nomor digunakan untuk mencatat nomor surat

-          Kolom pengolah berisi catatan pejabat pengolah

-          Kolom paraf adalah kolom tempat untuk paraf penerima surat

-          Kolom catatan yakni kolom untuk mencatat suatu keterangan lain yang dianggap perlu

Contoh lembar kartu kendali :

INDEKS	Tgl No. Urut		M/K                Kode
Isi Ringkas	:
Lampiran	:
Dari	:	Kepada    :
Tanggal	:	No. Surat :
Pengolah	:
Catatan	:

Prosedur pengurusan surat masuk melalui sistem kartu kendali

Dalam surat masuk, terdapat beberapa pihak yang berperan dalam proses pengurusan surat melalui sistem kartu kendali. Dalam prosedur atau proses pengurusan surat masuk melalui sistem kartu kendali ini, terdapat beberapa pembagian tugas, meliputi :

a.       Penerima surat

Bertugas membubuhkan stempel tanggal dan waktu, saat surat diterima

b.      Pencatat surat

Bertugas untuk mengisi catatan pada kartu kendali yang terdiri dari 3 lembar kartu, yaitu warna merah kuning dan dan putih

c.       Pengarah / pengendali surat

Bertugas untuk menerima surat penting secara lengkap beserta dengan 3 lembar kartu kendali dari pencatat surat. Surat beserta kartu kendalinya (warna kuning dan merah) kemudian diteruskan pada unit pengolah, sedangkan kartu kendali putih disimpan oleh pengarah di dalam kotak kartu kendali.

d.      Unit pengolah

Unit pengolah terdiri dari pimpinan unit pengolah, tata usaha serta pengolah surat / pelaksana, yang sesuai dengan disposisi dari pimpinan. Tugas tata usaha unit pengolah, yakni :

-          Menerima surat beserta kartu kendali (kartu kendali warna kuning dan merah / lembar II dan lembar III)

-          Membubuhkan paraf pada kartu kendali tersebut (pada 2 lembar kartu kendali). Kartu kendali kuning atau lembar II kemudian dikembalikan pada penata surat (setelah dilihat parafnya oleh pengarah surat)

-          Kartu kendali warna merah atau lembar III kemudian disimpan untuk sementara oleh tata usaha unit pengolah. Surat yang sudah dilengkapi dengan lembar disposisi rangkap 2, lalu diserahkan pada pimpinan unit pengolah untuk diminta disposisi dari pimpinan

Prosedur pengurusan surat keluar melalui sistem kartu kendali

Dalam proses pengurusan surat keluar, terdapat prosedur khusus yang harus dilakukan jika menggunakan sistem kartu kendali. Prosedur pengurusan surat keluar melalui sistem kartu kendali, yakni :

a.       Unit pengolah

-          Unit pengolah bertugas menerima  dan mengisi kartu kendali (rangkap 3)

-          Kartu kendali merah atau lembar III ditinggal di tata usaha unit pengolah

-          Kartu kendali putih dan kuning atau pada lembar I dan lembar II, beserta dengan surat asli dan tembusan (bila ada) diserahkan kepada pencatat (unit kearsipan)

b.      Pencatat

-          Pencatat bertugas dalam meneliti kelengkapan surat serta dalam pengisisn kartu kendali

-          Memberikan stempel instansi sekaligus menyiapkan amplop

-          Untuk kartu kendali putih atau lembar I, disampaikan kepada pengarah untuk disimpan sehingga dapat berfungsi juga sebagai alat kontrol

-          Tembusan surat dicap tanggal pengiriman, lalu kartu kendali warna kuning atau lembar II yang telah diparaf dikembalikan pada unit pengolah

-          Kartu kendali kuning atau lembar II diserahkan pada penata arsip untuk disimpan sebagai pengganti surat aslinya