Sistem Kartu Kendali dalam Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar
Prosedur Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar Melalui Sistem Kartu Kendali
Pengelolaan surat masuk maupun surat keluar pada suatu
lembaga atau instansi, perlu dilakukan dengan sistem yang tepat agar dapat
memudahkan serta melancarkan kegiatan pada instansi atau lembaga tersebut.
Salah satu sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang biasa digunakan
adalah sistem kartu kendali.
Kartu kendali yang digunakan dalam proses pengurusan surat
masuk dan surat keluar ini berupa kertas tipis dengan ukuran 10 x 15 cm yang
berisi kolom – kolom untuk mencatat keterangan – keterangan tertentu serta
untuk mengendalikan surat.
Pembuatan kartu kendali ini digunakan dalam prosdur
pengurusan surat masuk dan surat keluar dengan sistem khusus yang disebut
sebagai sistem kartu kendali.
Kolom
Isian pada Kartu Kendali
Kartu kendali berisi kolom – kolom tertentu untuk
diisi. Kolom isian dalam kartu kendali tersebut memiliki fungsi tertentu yang
berkaitan dengan proses pengelolaan dokumen. Untuk lebih jelasnya, kolom –
kolom dalam kartu kendali, terdiri dari:
-
Kolom indeks yang merupakan kolom yang kegunaannya untuk
menulis kata tangkap sebagai petunjuk utama surat.
-
Kolom tanggal digunakan untuk mencantumkan nomor urutan
surat
-
Kolom nomor surat yakni kolom yang isinya untuk
mencatat nomor urutan surat
-
Kolom huruf M / K, untuk diisi huruf M jika surat yang
diproses adalah surat masuk dan huruf K jika
surat yang diproses adalah surat keluar
-
Kolom kode adalah kolom untuk menulis kode klasifikasi
arsip
-
Kolom isi ringkas kolom yang digunakan untuk ringkasan
isi surat
-
Kolom lampiran adalah kolom yang digunakan untuk
menuliskan keterangan mengenai jumlah dan jenis lampiran yang menyertai sebuah surat
-
Kolom ‘dari’ adalah kolom untuk mencatat dari mana
asal surat tersebut
-
Kolom ‘kepada’ merupakan kolom yang digunakan untuk
mencatat kepada siapa surat tersebut ditujukan
-
Kolom ‘tanggal’ digunakan untuk mencatat tanggal surat
masuk atau surat keluar
-
Kolom nomor digunakan untuk mencatat nomor surat
-
Kolom pengolah berisi catatan pejabat pengolah
-
Kolom paraf adalah kolom tempat untuk paraf penerima
surat
-
Kolom catatan yakni kolom untuk mencatat suatu keterangan
lain yang dianggap perlu
Contoh lembar kartu kendali :
INDEKS
|
Tgl
No. Urut
|
M/K Kode
|
|
Isi Ringkas
|
:
|
||
Lampiran
|
:
|
||
Dari
|
:
|
Kepada :
|
|
Tanggal
|
:
|
No. Surat :
|
|
Pengolah
|
:
|
||
Catatan
|
:
|
||
Prosedur
pengurusan surat masuk melalui sistem kartu kendali
Dalam surat masuk, terdapat beberapa pihak yang
berperan dalam proses pengurusan surat melalui sistem kartu kendali. Dalam
prosedur atau proses pengurusan surat masuk melalui sistem kartu kendali ini,
terdapat beberapa pembagian tugas, meliputi :
a.
Penerima surat
Bertugas membubuhkan stempel tanggal dan waktu, saat
surat diterima
b.
Pencatat surat
Bertugas untuk mengisi catatan pada kartu kendali yang
terdiri dari 3 lembar kartu, yaitu warna merah kuning dan dan putih
c.
Pengarah / pengendali surat
Bertugas untuk menerima surat penting secara lengkap
beserta dengan 3 lembar kartu kendali dari pencatat surat. Surat beserta kartu
kendalinya (warna kuning dan merah) kemudian diteruskan pada unit pengolah, sedangkan
kartu kendali putih disimpan oleh pengarah di dalam kotak kartu kendali.
d.
Unit pengolah
Unit pengolah terdiri dari pimpinan unit pengolah,
tata usaha serta pengolah surat / pelaksana, yang sesuai dengan disposisi dari
pimpinan. Tugas tata usaha unit pengolah, yakni :
-
Menerima surat beserta kartu kendali (kartu kendali
warna kuning dan merah / lembar II dan lembar III)
-
Membubuhkan paraf pada kartu kendali tersebut (pada 2
lembar kartu kendali). Kartu kendali kuning atau lembar II kemudian dikembalikan
pada penata surat (setelah dilihat parafnya oleh pengarah surat)
-
Kartu kendali warna merah atau lembar III kemudian disimpan
untuk sementara oleh tata usaha unit pengolah. Surat yang sudah dilengkapi dengan
lembar disposisi rangkap 2, lalu diserahkan pada pimpinan unit pengolah untuk
diminta disposisi dari pimpinan
Prosedur pengurusan surat keluar melalui sistem kartu
kendali
Dalam proses pengurusan surat keluar, terdapat
prosedur khusus yang harus dilakukan jika menggunakan sistem kartu kendali.
Prosedur pengurusan surat keluar melalui sistem kartu kendali, yakni :
a.
Unit pengolah
-
Unit pengolah bertugas menerima dan mengisi kartu kendali (rangkap 3)
-
Kartu kendali merah atau lembar III ditinggal di tata
usaha unit pengolah
-
Kartu kendali putih dan kuning atau pada lembar I dan
lembar II, beserta dengan surat asli dan tembusan (bila ada) diserahkan kepada
pencatat (unit kearsipan)
b.
Pencatat
-
Pencatat bertugas dalam meneliti kelengkapan surat serta
dalam pengisisn kartu kendali
-
Memberikan stempel instansi sekaligus menyiapkan
amplop
-
Untuk kartu kendali putih atau lembar I, disampaikan kepada
pengarah untuk disimpan sehingga dapat berfungsi juga sebagai alat kontrol
-
Tembusan surat dicap tanggal pengiriman, lalu kartu
kendali warna kuning atau lembar II yang telah diparaf dikembalikan pada unit
pengolah
-
Kartu kendali kuning atau lembar II diserahkan pada
penata arsip untuk disimpan sebagai pengganti surat aslinya
Tidak ada komentar:
Posting Komentar